Како организовати формални састанак

Понекад е-пошта није довољна. Постоје пословне одлуке које се могу доносити само подстицајним сусретом између директора укључених одељења, или чак између чланова различитих компанија и институција. Као и сваки други формални чин, састанак захтева да се испуне неки кораци за његов исправан развој. Зато у .цом објашњавамо како организовати формални састанак .

Претходна фаза: организација састанка

Пре свега, треба поставити питање: "Да ли је заиста потребно организовати састанак за ову тему?" И да та именовања често, и то с правом, имају репутацију да су аутентични обожаватељи времена, одлажући превише сати без рјешавања питања о којима се расправљало. Због тога је неопходно сваки пут размотрити организовање састанка уколико заиста постоји потреба за тим, или ако се питање којим се треба бавити може ријешити много брже са неколико е-порука, неким телефонским позивима или чак видео сесијом кроз Скипе или Гоогле хангоут.

Након што је одлука донесена, потребно је одредити број људи који ће присуствовати и послати им позивницу, по могућности писменим путем иу довољном времену, нпр. 15 дана ако се ради о цитирању људи који морају путовати из другог града, иако ће зависити од дневног реда и ситуације сваке компаније.

Једна препорука: што више људи иде дуже, састанак ће бити вечан, тако да је најбоље не спомињати више од основних људи. Неколико дана прије састанка, препоручљиво је потврдити присуство сваког од гостију путем телефона.

Поред пописа људи, морате утврдити и процијењено трајање састанка, назначити дневни ред и одредити мјесто састанка, у просторији опремљеној за ту сврху. Све ово мора бити добро објашњено у документу о цитирању који се шаље сваком учеснику састанка.

Припрема собе

Ако радни центар нема одговарајућу салу за састанке, или ако неће бити бесплатан за дан који је одређен за састанак, увијек можете потражити конгресни центар или хотел или пословни центар који има просторе омогућен. Зависно од састанка, можда ће бити потребно имати интернет везу, довољно прикључака, пројектор или опрему за видео конференције.

Истог дана састанка, прво морате проверити собу, проверити да ли осветљење, звучна и компјутерска опрема раде без проблема и да је намештај правилно уређен. Такође, морате ставити воду и чаше поред сваког седишта. Ако распоред састанака савјетује, можете припремити каву и грицкалице, било прије састанка, или као паузу.

Развој састанка

Краткоћа је важна, тако да чин није вечан. Стога је погодно да се одржи дневни ред и да га се строго прати, настојећи да не одступамо од питања која су адресирана и да у сваком случају оставимо за касније или за каснији састанак секундарна питања која се могу појавити.

Ако то није први састанак о истој теми, може се почети са рекапитулацијом питања о којима се расправљало и постигнутих споразума раније. Препоручљиво је да један од учесника, или више њих, ако се то сматра прикладним, на састанку буде секретар, носећи нацрт извештаја о његовом развоју.

На крају остаје спреман мали извештај о одлуци и, ако је потребно, утврђује се датум следећег састанка.

Латер стаге

Са више мира, нацрт извјештаја о састанку се брише. Исто тако, настоји се оставити просторије које се користе у добром стању, а припреме се организују за сљедећи састанак, почевши од тог процеса.